Développement d’un outil de gestion de la demande jeunes pour le bailleur social Espacil Habitat
Espacil Habitat est un bailleur social, filiale du Groupe Action Logement. Parmi les différents publics ciblés, Espacil Habitat accompagne notamment les étudiants et jeunes actifs à trouver le logement le plus adapté à leur situation. L’outil numérique présenté vient fluidifier les démarches de dépôt de demande de logement, d'analyse et d’attribution d’un logement du côté du demandeur et du gestionnaire.
- Compétences
- Développement web
- UX / UI Design
- Ateliers de co-conception
Brief et contexte
Espacil Habitat est une Entreprise Sociale pour l'Habitat née il y a plus de 65 ans.
Le bailleur social gère 26 000 logements sociaux familiaux et pour étudiants et jeunes actifs. Il compte actuellement 7 000 logements dédiés aux jeunes et près de 60 résidences en Bretagne, Loire-Atlantique et Ile-de-France.
Dans ce cadre, Espacil Habitat a souhaité optimiser ses processus de demande et d’attribution de logements.
Objectif : développer un outil de gestion numérique évolutif dont les règles d’attribution sont différentes de la demande de logement social classique.
Principaux objectifs
- Créer un outil numérique adapté à la demande du public jeune et à la gestion spécifique des résidences pour jeunes
- Automatiser les procédures métier au maximum
- Rendre l’outil accessible depuis les périphériques les plus adaptés aux profils d’utilisateurs (mobile, ordinateur…)
- Connecter l’outil de gestion des demandes avec le SI d’Espacil Habitat de manière sécurisée
- Avoir un outil permettant de faire des CAD en physique ou en distanciel avec la CAD numérique
- Développer une solution de gestion multilingue
Une interface web de demande de logement pour jeunes
L’interface dédiée aux étudiants et jeunes actifs permet de réaliser un bon nombre d’actions en autonomie :
- Effectuer une demande de logement via un formulaire complet (informations personnelles, profil, ressources, motif, choix des résidences…).
- Un questionnaire de pré-qualification permet d’orienter le demandeur selon ses réponses (ex : zone tendue/détendue, critères de sélection…). L'objectif est de réduire le temps de traitement des dossiers et de limiter les créations de compte aux profils respectant les bons critères pour une attribution de logement.
- Envoyer et gérer des pièces justificatives par le biais d'un formulaire dédié et personnalisé selon son profil
- Suivre l’état de sa demande et mettre à jour son dossier
- Accepter ou refuser une proposition de logement faite par Espacil Habitat
- Consulter sa messagerie
Une interface web dédiée aux gestionnaires
De son côté, le gestionnaire peut, par le biais de son espace :
- Consulter, analyser et traiter les demandes
- Accéder au listing et au détail des biens (mise à jour quotidienne du statut des biens dans l’optique de réduire la vacance locative)
- Gérer la sélection des candidats et l’instruction d’une demande
- Gérer les commissions d’admissions (CAD)
- Gérer les partenariats et les réservataires
- Se connecter “en tant que” locataire pour l’accompagner dans l’utilisation de son espace
- Garder un historique des actions effectuées lors des sessions d’aide à distance pour la traçabilité des modifications
- Mesurer la performance de l’outil grâce à des statistiques sur le suivi des demandes et des types de profils
Un module de rapprochement biens et demandes
L’enjeu principal de cet outil est pour Espacil Habitat d'attribuer le plus rapidement un logement adapté à chaque demandeur. L’attribution de logement a donc été grandement simplifiée, notamment grâce à la mise en place d’un algorithme de cotation. Les étapes d’une sélection sont les suivantes :
- Le demandeur remplit son profil et se voit attribuer un score en fonction de différents critères
- Il choisit et priorise ses résidences favorites et se positionne sur la fiche résidence à hauteur de son score
- Le gestionnaire prend connaissance des classements par logement et inscrit les profils adaptés en CAD
- Les membres de la CAD analysent les dossiers et votent l'attribution des logements
- Le demandeur est libre d’accepter ou de refuser un logement depuis son espace connecté
- S'il refuse, le logement est proposé au demandeur n°2, puis au n°3 si ce dernier refuse également
Interconnexion avec des outils du SI
L’extranet locataire créé a été intégré de manière stable et sécurisée au système d’information d’Espacil Habitat et notamment son ERP, Cassiopae. Ainsi, des échanges ont lieu pour les étapes importantes.
- Récupération des données sur les biens disponibles
- A l’issue de la CAD, envoi des données concernant le demandeur dans Cassiopae avec les informations d’attribution
- Suite à la signature du bail et à l’occupation du logement, celui-ci n’apparaît plus en disponible dans l’outil et ne peut donc plus être intégré dans le processus de matching de la demande
D’autres informations sont récupérées via des fichiers générés par Espacil Habitat, tels que les documents nécessaires à la mise à jour des disponibilités des logements
Nous avions pour objectif la refonte de notre plateforme de gestion de la demande jeunes doté d’un backoffice efficace. Nous avons rencontré Jonathan Guillemain qui a rapidement cerné les besoins par son expertise du domaine logement social.
A travers des ateliers et une méthodologie agile, l’équipe Novaway a rapidement pu identifier les enjeux et nous a accompagnés à chaque étape du projet. Nous remercions Morgane, Julien et toute l’équipe Novaway pour sa rigueur et son professionnalisme.
Nous sommes ravis de notre nouveau site et le backoffice a été bien intégré par nos équipes.
